Cum să folosești eficient e-mailul

email-overloadUn articol despre cum să scrii un e-mail poate părea în aceste momente destul de desuet, dar, există totuși, un anumit cod care trebuie respectat, chiar și atunci când scriem e-mailuri.

În principiu, sunt aceleași norme folosite atunci când scrii o scrisoare pe hârtie, diferențele apar prin faptul că un e-mail, în ziua de astăzi când totul se face în viteză, trebuie să fie scurt, clar și la obiect.

Iată și câteva astfel de reguli care să vă ajute să fiți mai eficienți în scrierea e-mailurilor:

  1. Folosiți funcția BCC (blind  carbon copy) pentru atunci când aveți mai mulți destinatari ai e-mailului; veți putea astfel anonimiza persoanele cărora le transmiteți e-mailul și veți feri adresele prietenilor și partenerilor de ochi indiscreți.
  2. Deși , după cum spuneam mai sus, regulile sunt aceleași ca la o scrisoare pe hârtie, încercați să scrieți ideile cât mai concis și mai cuprinzător; un text foarte lung va avea șanse să plictisească cititorul și să fie ignorat.
  3. Gândiți-vă la cei cărora le veți scrie și folosiți un limbaj adecvat: unui profesor universitar care va trebui să vă îndrume lucrarea de licență nu ii veți putea scrie folosind același ton și cuvinte pe care le folosiți când îi scrieți partenerului de viață – de exemplu.
  4. Încercați să nu supraîncărcați adresa de destinație cu fișiere atașate; dacă aveți mai multe fișiere care trebuie să ajungă la același destinatar folosiți un soft de arhivare. Trebuie să tineți cont și de faptul că o căsută de e-mail (deși  Gmail oferă 15Gb spațiu de stocare) poate stoca doar o cantitate limitată de mesaje.
  5. Nu trimiteți mesaje înlănțuite sau spam: dacă nu cumva lucrați într-o multinațională sau mesajul nu este un tichet de service la care au răspuns mai mulți operatori, nu trimiteți decât mesajul pe care doriți să îl trimiteți. O istorie a mesajului e  bună, dar doar dacă întradevăr interesează destinatarul. Nu trimiteți mesaje de genul: Trimite acest mesaj pritenilor și vei avea noroc – acesta este un mesaj de tip spam, nu veți face nimic altceva decât să le umpleți căsuța cu e-mailuri nedorite și sunt șanse să vă alegeți și cu înjurături.
  6. Verificați sensul și ortografia: partenerul de viață nu se va supăra dacă ați uitat o literă dar cu siguranță șefii și partenerii vă vor vedea cu un ochi critic dacă nu o veți face.
  7. Nu trimiteți e-mailuri cand stare de spirit vă este alterată – la nervi – există șansa să scrieți unele lucruri pe care le veți regreta mai apoi, dar răul a fost făcut deja si cu greu va mai putea fi îndreptat.

Cele scrise aici nu se vor a fi un set complet de reguli, unele le veți descoperi folosind singuri e-mailul și beneficiile lui, însă dacă veți tine cont de cele scrise, prietenii și partenerii vă vor vedea cu ochi mai buni.

Florin Pîcă

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.

Powered by WordPress | Designed by: Premium WordPress Themes | Thanks to Themes Gallery, Bromoney and Wordpress Themes